A sátorbérlés szolgáltatással foglalkozó cégek már az év elején kiküldik tájékoztató hírleveleiket partnereik részére. Ebben hírt adnak róla, hogy milyen sátor bérlés lehetséges a tavaszi és nyári kiemelt rendezvény szezonban. Milyen sátraik vannak, milyen méretben, ha felvettek új sátrakat a kínálatukba, akkor azokról is tájékozódhatunk. Ha a jó idő beköszöntével mi is beterveztünk egy, két olyan programot és rendezvényt, amihez szükséges sátorbérlés, akkor érdemes mihamarabb árajánlatot kérnünk rá. A bérbeadással foglalkozó cégek sátor készlete is véges, és a közkedvelt nyári hétvégék igen hamar telítődnek. Ha tudjuk már a dátumokat, vegyük fel a kapcsolatot a szolgáltató cég munkatársaival és egyeztessünk. Nincs annál kellemetlenebb, mintha a megbízható partnerünktől már nem tudunk sátrat bérelni, mert mindegyiket lefoglalták már előttünk. Az új sátor bérlés szolgáltató felkutatása pedig sok időbe és energiába kerül. Érdemes időben egyeztetni akkor is, ha egyedi sátor igényeink vannak, mert az ennek leegyeztetéséhez és legyártásához szükséges idő akár több hetet, hónapot is igénybe vehet. A sátorbérléssel foglalkozó cégek igyekeznek minden igényt kielégíteni, de az ő kapacitásuk és terhelhetőségük is véges, ezért is fontos, hogy ne hagyjuk az utolsó pillanatra a bérlés intézését.